Aanvullende voorwaarden
Evaluate
Tools for Change B.V.
Versie 2026-10, geldig vanaf 1 oktober 2026
Deze aanvullende voorwaarden gelden voor het gebruik van Evaluate, een online dienst van Tools for Change B.V., gevestigd aan Utrechtseweg 24, 3544 NA Utrecht, Kamer van Koophandel nummer 55362028. Ze vullen de algemene voorwaarden van Tools for Change B.V. aan.
ARTIKEL 1. BEGRIPPEN
De begrippen uit de algemene voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst hebben in deze aanvullende voorwaarden dezelfde betekenis. Daarnaast geldt:
1.1 Account: de omgeving van de Klant in Evaluate, met een of meer Gebruikers.
1.2 Algemene voorwaarden: de algemene voorwaarden van Tools for Change B.V. In de algemene voorwaarden heet de Klant “cliënt” en Tools for Change “leverancier”.
1.3 Credit: een eenheid tegoed. Eén Credit staat voor één ingevulde evaluatie.
1.4 Evaluate: de online dienst van Tools for Change waarmee de Klant evaluaties samenstelt, door Respondenten laat invullen via een QR-code of link, en de resultaten bekijkt en exporteert.
1.5 Gebruiker: een persoon die namens de Klant toegang heeft tot het Account, zoals een admin, evaluatiehouder of meekijker.
1.6 Ingevulde evaluatie: een poging van een Respondent die is afgerond en ingeleverd.
1.7 Klant: de organisatie of zelfstandige die een Account heeft. In de algemene voorwaarden is dit de cliënt.
1.8 Organisatielicentie: de jaarlicentie waarmee de Klant meerdere Gebruikers en een eigen huisstijl kan gebruiken en Credits tegen het organisatietarief koopt.
1.9 Prijspagina: de pagina met prijzen en bundels op de website van Evaluate.
1.10 Respondent: de persoon die op uitnodiging van de Klant een evaluatie invult.
1.11 Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst Evaluate tussen Tools for Change en de Klant.
1.12 Welkomstcredits: de gratis Credits die een Klant krijgt als hij zich zelf aanmeldt.
ARTIKEL 2. TOEPASSELIJKHEID EN RANGORDE
2.1 Op het gebruik van Evaluate zijn van toepassing, in deze volgorde van voorrang: (1) de Verwerkersovereenkomst, voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft; (2) deze aanvullende voorwaarden; (3) de algemene voorwaarden. Bij tegenstrijdigheid gaat het eerder genoemde document voor.
2.2 De Klant gaat met alle drie de documenten akkoord bij het aanmaken van een Account of het afsluiten van een Organisatielicentie. Tools for Change legt dat akkoord vast met datum, tijdstip en versie. De documenten zijn vóór het akkoord te openen en te downloaden op de website van Evaluate.
2.3 De volgende artikelen van de algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op Evaluate, omdat ze gaan over maatwerk en opgeleverde producten: artikel 6.1 en 6.3 (eigendom en opschorting), artikel 7.2 (overdracht van intellectueel eigendom), artikel 9.1 (garantie), artikel 10 (acceptatieprocedure), artikel 11 (reclames), artikel 12 (annulering) en artikel 17 (meerwerk). Artikel 9 van deze aanvullende voorwaarden geldt als de afspraken over service levels zoals bedoeld in artikel 9.4 van de algemene voorwaarden.
2.4 Evaluate is uitsluitend bedoeld voor gebruik in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Door een Account aan te maken verklaart de Klant dat hij Evaluate zakelijk gebruikt. Tools for Change kan de Klant vragen om zijn inschrijving bij de Kamer van Koophandel of een vergelijkbaar bewijs.
2.5 De privacyverklaring van Evaluate beschrijft hoe Tools for Change de gegevens van Gebruikers verwerkt. Zij maakt geen deel uit van de overeenkomst.
ARTIKEL 3. ACCOUNT
3.1 De Klant maakt zelf een Account aan via de website van Evaluate, of Tools for Change maakt het Account aan bij een Organisatielicentie. Gebruikers loggen in met een eenmalige code die naar hun e-mailadres wordt gestuurd.
3.2 De Klant zorgt ervoor dat de gegevens van het Account juist zijn, dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de e-mailadressen van Gebruikers, en dat hij Tools for Change direct informeert bij een vermoeden van misbruik van het Account.
3.3 De Klant is verantwoordelijk voor alles wat via zijn Account gebeurt, ook door Gebruikers die hij zelf heeft toegevoegd.
3.4 Welkomstcredits worden één keer per organisatie of zelfstandige gegeven. Het is niet toegestaan meerdere Accounts aan te maken om opnieuw Welkomstcredits te krijgen.
3.5 Tools for Change mag een aanmelding weigeren of een Account blokkeren bij een redelijk vermoeden van misbruik, van strijd met deze aanvullende voorwaarden of van niet-zakelijk gebruik.
ARTIKEL 4. CREDITS
4.1 Voor elke Ingevulde evaluatie wordt één Credit van het saldo van de Klant afgeschreven. Een poging die niet wordt afgerond, kost geen Credit.
4.2 Een Klant die zich zelf aanmeldt, krijgt 25 Welkomstcredits. Welkomstcredits zijn 90 dagen geldig vanaf het moment van aanmelden en worden altijd als eerste verbruikt.
4.3 Gekochte Credits zijn 36 maanden geldig vanaf de aankoopdatum. Gekochte Credits worden verbruikt in volgorde van aankoop: de oudste eerst.
4.4 Credits die niet binnen hun geldigheid zijn gebruikt, vervallen zonder recht op terugbetaling. Tools for Change stuurt vooraf een herinnering per e-mail.
4.5 Is het saldo 0 of lager, dan kunnen Respondenten geen nieuwe evaluatie meer starten. Een evaluatie die al is gestart, kan worden afgerond. Het saldo kan daardoor negatief worden. Een negatief saldo wordt verrekend met de eerstvolgende aankoop van Credits.
4.6 Credits zijn gekoppeld aan het Account. Ze zijn niet overdraagbaar aan een andere Klant en hebben geen geldwaarde, behalve in de gevallen van artikel 11.5.
4.7 Het saldo en het overzicht van de Credits in Evaluate gelden als bewijs, zoals bedoeld in artikel 4.4 van de algemene voorwaarden. De Klant kan een vermoedelijke fout binnen 30 dagen melden bij support@tools-for-change.nl.
ARTIKEL 5. PRIJZEN EN BETALEN
5.1 De prijzen en bundels staan op de Prijspagina. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw. De bundels die de Klant kan kopen, hangen af van het feit of hij een Organisatielicentie heeft.
5.2 De prijs van een bundel ligt vast op het moment van bestellen. Een prijswijziging geldt alleen voor bestellingen daarna en heeft geen gevolgen voor Credits die al zijn gekocht.
5.3 De Klant betaalt Credits vooraf online via Mollie. De Credits worden bijgeschreven zodra de betaling is ontvangen. De factuur ontvangt de Klant per e-mail.
5.4 Tools for Change kan een Klant toestaan op factuur te bestellen. De Credits worden dan direct bijgeschreven. In afwijking van artikel 5.1 van de algemene voorwaarden is de betaaltermijn 30 dagen na factuurdatum.
5.5 Bij een terugboeking of storno van een online betaling kan Tools for Change de bijbehorende Credits van het saldo afschrijven.
5.6 Gekochte Credits en een betaalde Organisatielicentie worden niet terugbetaald, behalve in de gevallen van artikel 11.5.
ARTIKEL 6. ORGANISATIELICENTIE
6.1 Een Organisatielicentie wordt niet online afgesloten, maar via contact met Tools for Change. Tools for Change activeert de licentie in het Account van de Klant.
6.2 De Organisatielicentie heeft een looptijd van twaalf maanden vanaf de ingangsdatum en wordt daarna steeds automatisch met twaalf maanden verlengd.
6.3 De Klant kan de Organisatielicentie opzeggen tegen het einde van de lopende periode, met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen, door een e-mail aan support@tools-for-change.nl. Tools for Change stuurt 60 dagen voor het einde van elke periode een herinnering.
6.4 Tools for Change factureert de jaarprijs vooraf per periode. De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum. De jaarprijs ligt per periode vast. Tools for Change mag de jaarprijs bij verlenging indexeren volgens de consumentenprijsindex van het Centraal Bureau voor de Statistiek, zoals bepaald in artikel 4.5 van de algemene voorwaarden. Een andere wijziging van de jaarprijs is alleen mogelijk met schriftelijke instemming van de Klant.
6.5 Eindigt de Organisatielicentie, dan werkt de Klant verder als individuele Klant. Gekochte Credits blijven geldig tot hun eigen vervaldatum. Gebruikers anders dan de admin worden gepauzeerd en kunnen niet meer inloggen; hun gegevens blijven bewaard. De eigen huisstijl wordt niet meer getoond, maar blijft bewaard. Evaluaties blijven invulbaar.
6.6 Onboarding, workshops en training vallen niet onder de Organisatielicentie. Die worden apart afgesproken en gefactureerd.
ARTIKEL 7. GEBRUIK VAN EVALUATE
7.1 De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud die hij in Evaluate plaatst, waaronder de vragen in een evaluatie, geüploade documenten, zijn logo en de keuze of een evaluatie anoniem of herleidbaar is.
7.2 De Klant vraagt in een evaluatie niet naar bijzondere categorieën persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of het burgerservicenummer, tenzij hij daarvoor een wettelijke uitzondering heeft. Zie ook artikel 2.6 van de Verwerkersovereenkomst.
7.3 De Klant informeert Respondenten over het doel van de evaluatie. Evaluate toont op elke evaluatie een korte privacymelding; dat ontslaat de Klant niet van zijn eigen informatieplicht.
7.4 De Klant stuurt uitnodigingen alleen aan personen met wie hij een relatie heeft in verband met de training, cursus of activiteit die wordt geëvalueerd. Evaluate mag niet worden gebruikt voor reclame, ongevraagde berichten of het verzamelen van e-mailadressen.
7.5 Het is niet toegestaan Evaluate te gebruiken in strijd met de wet of met rechten van anderen, de beveiliging te omzeilen, Evaluate te overbelasten, of de software te kopiëren, na te bouwen of te ontleden.
7.6 Handelt de Klant in strijd met dit artikel, dan mag Tools for Change de betreffende inhoud verwijderen, een evaluatie stilzetten of het Account blokkeren. Waar mogelijk informeert Tools for Change de Klant vooraf.
ARTIKEL 8. AI-FUNCTIES
8.1 Evaluate biedt functies waarmee de Klant met behulp van kunstmatige intelligentie vragen kan laten voorstellen of een document kan laten omzetten in vragen. Het gebruik daarvan is een keuze van de Klant.
8.2 Voorstellen van een AI-functie kunnen onjuist, onvolledig of ongeschikt zijn. De Klant beoordeelt elk voorstel voordat hij het gebruikt. Door AI voorgestelde vragen zijn in Evaluate herkenbaar.
8.3 Voor een AI-functie wordt alleen de tekst of het document dat de Klant daarvoor aanlevert, verwerkt door de partij die in Bijlage A van de Verwerkersovereenkomst is genoemd. Antwoorden van Respondenten worden nooit voor een AI-functie gebruikt. De Klant levert geen documenten aan waarin persoonsgegevens staan die voor het doel niet nodig zijn.
ARTIKEL 9. BESCHIKBAARHEID EN ONDERHOUD
9.1 Tools for Change spant zich in om Evaluate beschikbaar en goed werkend te houden. Tools for Change garandeert niet dat Evaluate altijd zonder onderbreking of fouten werkt.
9.2 Tools for Change voert onderhoud bij voorkeur uit buiten kantoortijden en kondigt gepland onderhoud dat langer dan een uur duurt zo mogelijk vooraf aan.
9.3 Tools for Change mag Evaluate verbeteren en functies wijzigen. Een wijziging die de verwerking van persoonsgegevens raakt, kondigt Tools for Change aan zoals bepaald in artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst. Een wijziging die een wezenlijke functie voor de Klant wegneemt, kondigt Tools for Change ten minste 30 dagen vooraf aan.
9.4 Tools for Change maakt regelmatig back-ups, die 30 dagen worden bewaard. Back-ups zijn bedoeld om Evaluate te herstellen na een storing. Tools for Change garandeert niet dat afzonderlijke evaluaties of antwoorden die de Klant zelf heeft verwijderd, kunnen worden teruggezet.
9.5 De Klant kan zijn resultaten op elk moment exporteren als PDF of Excel. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om resultaten die hij wil bewaren, tijdig te exporteren.
ARTIKEL 10. INTELLECTUEEL EIGENDOM
10.1 Evaluate, de software, de vormgeving en de sjablonen in de centrale bibliotheek blijven eigendom van Tools for Change of haar licentiegevers, zoals bepaald in artikel 7.1 en 7.3 van de algemene voorwaarden. De Klant krijgt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om Evaluate te gebruiken zolang zijn Account bestaat.
10.2 De vragenlijsten die de Klant zelf maakt, de antwoorden van Respondenten, de rapportages en het logo van de Klant blijven eigendom van de Klant. De Klant geeft Tools for Change toestemming deze te gebruiken voor zover dat nodig is om Evaluate te leveren.
10.3 Tools for Change mag gegevens over het gebruik van Evaluate bijhouden, zoals het aantal evaluaties en Ingevulde evaluaties, om de dienst te verbeteren. Daarbij gebruikt Tools for Change geen inhoud van antwoorden en geen persoonsgegevens van Respondenten.
ARTIKEL 11. DUUR, OPZEGGING EN BEËINDIGING
11.1 Een Account zonder Organisatielicentie heeft geen vaste looptijd. De Klant kan het Account op elk moment beëindigen door een e-mail aan support@tools-for-change.nl.
11.2 Voor de Organisatielicentie geldt artikel 6.
11.3 Tools for Change mag een Account beëindigen:
- a. als het Account 24 maanden niet is gebruikt: geen Gebruiker heeft ingelogd en er is geen evaluatie ingevuld. Tools for Change waarschuwt de Klant dan eerst per e-mail en beëindigt het Account 30 dagen later als er niets verandert. Dit geldt niet voor een Account met een Organisatielicentie of met gekochte Credits die nog geldig zijn;
- b. bij een ernstige of herhaalde schending van deze aanvullende voorwaarden, na een schriftelijke waarschuwing, tenzij de schending onmiddellijke beëindiging rechtvaardigt;
- c. als de Klant een factuur na een herinnering niet betaalt;
- d. als Tools for Change Evaluate stopt. Dat kondigt Tools for Change ten minste drie maanden vooraf aan.
11.4 Na beëindiging kan de Klant niet meer inloggen en kunnen Respondenten geen evaluaties meer invullen. Tools for Change verwijdert evaluaties en antwoorden binnen drie maanden, zoals bepaald in artikel 14.3 van de Verwerkersovereenkomst. Tot het moment van verwijderen kan de Klant via support@tools-for-change.nl een export van zijn resultaten vragen. Voor de bewaartermijnen van de gegevens van het Account geldt de privacyverklaring.
11.5 Ongebruikte gekochte Credits worden alleen terugbetaald als de overeenkomst eindigt (a) door beëindiging door Tools for Change op grond van artikel 11.3 onder d, of (b) door beëindiging door de Klant op grond van artikel 5.4 of 13.2 van de Verwerkersovereenkomst of artikel 13.2 van deze aanvullende voorwaarden. Tools for Change betaalt dan de prijs terug van de Credits die nog geldig en ongebruikt zijn, berekend naar de prijs per Credit van de bundel waaruit ze komen. Bij een Organisatielicentie betaalt Tools for Change in die gevallen ook het deel van de jaarprijs terug voor de resterende hele maanden. Welkomstcredits worden nooit terugbetaald.
ARTIKEL 12. AANSPRAKELIJKHEID
12.1 Op de aansprakelijkheid van Tools for Change is artikel 15 van de algemene voorwaarden van toepassing, met de volgende aanvullingen.
12.2 Voor Evaluate is de totale aansprakelijkheid van Tools for Change per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor Evaluate heeft betaald, en in ieder geval tot het bedrag dat de verzekeraar uitkeert, met een maximum van € 100.000. Deze grens geldt samen met die van artikel 12.2 van de Verwerkersovereenkomst; beide grenzen samen worden niet overschreden.
12.3 Voor schade in verband met de verwerking van persoonsgegevens geldt artikel 12 van de Verwerkersovereenkomst.
ARTIKEL 13. WIJZIGING VAN DEZE VOORWAARDEN
13.1 Tools for Change mag deze aanvullende voorwaarden wijzigen. Een nieuwe versie kondigt Tools for Change ten minste 30 dagen voor de ingangsdatum aan per e-mail aan de admins van het Account en in Evaluate.
13.2 Verslechtert een wijziging de positie van de Klant wezenlijk, dan kan de Klant de overeenkomst vóór de ingangsdatum beëindigen. Artikel 11.5 is dan van toepassing.
13.3 Wijzigingen die nodig zijn om aan de wet te voldoen of die de beveiliging verbeteren, kunnen met een kortere termijn ingaan.
13.4 Op wijziging van de Verwerkersovereenkomst is artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
ARTIKEL 14. CONTACT, TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
14.1 Vragen over Evaluate stuurt de Klant naar support@tools-for-change.nl. Vragen over privacy en verzoeken van betrokkenen naar privacy@tools-for-change.nl.
14.2 Op deze aanvullende voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen, zoals bepaald in artikel 19.1 van de algemene voorwaarden. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, zoals bepaald in artikel 19.3 van de algemene voorwaarden.