Privacyverklaring Evaluate
Over deze verklaring
Versie 2026-10. Deze privacyverklaring geldt voor Evaluate, de evaluatietool van Tools for Change op evaluate.tools-for-change.nl. Voor onze andere websites geldt de algemene privacyverklaring op tools-for-change.nl.
Evaluate wordt aangeboden door:
Tools for Change B.V.
Utrechtseweg 24
3544 NA Utrecht
Kamer van Koophandel: 55362028
E-mail: privacy@tools-for-change.nl
We gebruiken in deze verklaring twee begrippen. Klant is de organisatie of persoon die een account bij Evaluate heeft en evaluaties uitzet. Respondent is degene die een evaluatie invult, meestal via een QR-code.
Onze rol: verantwoordelijke of verwerker
Tools for Change heeft in Evaluate twee rollen, afhankelijk van wiens gegevens het gaat.
- Gegevens van klanten en hun gebruikers (account, inloggen, credits, bestellingen, facturen): hiervoor is Tools for Change verantwoordelijk. Deze verklaring beschrijft wat we daarmee doen.
- Antwoorden van respondenten: hiervoor is de klant die de evaluatie uitzet verantwoordelijk. De klant bepaalt welke vragen worden gesteld, of de evaluatie anoniem is en wat er met de antwoorden gebeurt. Tools for Change verwerkt deze antwoorden alleen in opdracht van de klant, volgens de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van onze voorwaarden. We gebruiken antwoorden van respondenten niet voor eigen doeleinden.
Ben je respondent en heb je een vraag over je antwoorden, neem dan eerst contact op met de trainer, spreker of organisatie die de evaluatie heeft uitgezet. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar die klant.
Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag
We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om Evaluate te laten werken. De grondslagen komen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, naam van je organisatie of praktijk | Account aanmaken en beheren, inloggen met een eenmalige code | Uitvoering van de overeenkomst |
| Rol en gebruikers binnen je account | Bepalen wie evaluaties mag maken, beheren of bekijken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Datum, versie en IP-adres bij akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst | Kunnen aantonen waarmee je akkoord bent gegaan | Gerechtvaardigd belang |
| IP-adres, tijdstip en aantal pogingen bij registreren en inloggen | Beveiliging: misbruik, nepaccounts en te veel aanvragen tegengaan | Gerechtvaardigd belang |
| Onthouden apparaat: IP-adres, browser en tijdstip, alleen als je kiest om een apparaat te laten onthouden | Je op een vertrouwd apparaat niet bij elke keer inloggen om een code vragen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Creditsaldo, verbruik en vervaldata | Je tegoed bijhouden en je mailen over saldo en vervaldata | Uitvoering van de overeenkomst |
| Factuurgegevens: organisatie, ter attentie van, adres, e-mailadres voor facturen, btw-nummer, nummer bij de Kamer van Koophandel, referentie of inkoopordernummer | Facturen maken en versturen | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale administratie) |
| Bestellingen en betaalstatus, met het betaalkenmerk van Mollie | Betalingen verwerken en credits bijschrijven. Rekening- of kaartnummers komen niet bij ons binnen | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Evaluaties, vragenlijsten en documenten die je uploadt | De dienst leveren, waaronder het voorstellen van vragen met AI als je daarvoor kiest | Uitvoering van de overeenkomst |
| Antwoorden van respondenten | Verzamelen en rapporteren in opdracht van de klant | Wij zijn verwerker: de klant bepaalt de grondslag |
| Technische logboeken: IP-adres, browser, tijdstip, foutmeldingen | Beveiliging en het oplossen van storingen | Gerechtvaardigd belang |
We mailen je alleen over je account en de dienst: inlogcodes, welkomst, saldo, vervaldata, bestellingen en facturen. Nieuwsbrieven sturen we alleen met je toestemming.
We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, en we maken geen profielen.
Partijen die gegevens voor ons verwerken
We verkopen je gegevens niet. Evaluate draait op een server van Tools for Change bij TransIP in een datacenter in Amsterdam, en we versturen mail via onze eigen mailserver. Voor een paar onderdelen schakelen we andere partijen in. Met elk van hen hebben we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens | Waar |
|---|---|---|---|
| TransIP B.V. | Levering en huisvesting van de gehuurde server van Evaluate | Alle gegevens die in Evaluate zijn opgeslagen; TransIP beheert de software en de gegevens niet | Nederland (Amsterdam) |
| Mollie B.V. | Online betalingen | Bedrag, omschrijving van de bestelling en de betaalgegevens die je zelf bij Mollie invult | Nederland |
| e-Boekhouden.nl | Facturen maken, versturen en boeken | Factuurgegevens en bestelling | Nederland |
| Anthropic | Vragen voorstellen en documenten verwerken met AI, alleen als je die functie gebruikt | Alleen de tekst of het document dat je zelf aanlevert; nooit antwoorden of gegevens van respondenten | Verenigde Staten |
AI in Evaluate. Kies je ervoor om vragen te laten voorstellen of een document te importeren met AI, dan sturen we de tekst of het document dat je daarvoor aanlevert naar onze verwerker Anthropic. Antwoorden van respondenten, namen en e-mailadressen sturen we nooit naar Anthropic. Anthropic gebruikt gegevens die via de programmeerinterface binnenkomen niet om AI-modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen. Vragen die door AI zijn voorgesteld, zijn in Evaluate als zodanig herkenbaar. Je beslist zelf of je ze gebruikt.
Doorgifte buiten Europa. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten. De doorgifte is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van de verwerkersovereenkomst met Anthropic.
Verder verstrekken we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Registratieverzoeken die niet zijn bevestigd | 30 dagen |
| Inlogcodes | 10 minuten geldig; na 24 uur verwijderd |
| Account- en gebruikersgegevens | Zolang je account bestaat, daarna 12 maanden. Gebruik je Evaluate 24 maanden niet, dan krijg je een waarschuwing per mail en beëindigen we je account 30 dagen later |
| Evaluaties en antwoorden van respondenten | Zolang de klant ze bewaart in Evaluate; na beëindiging 3 maanden, tenzij de verwerkersovereenkomst iets anders bepaalt |
| Evaluaties die een respondent begon maar niet afrondde | 30 dagen |
| Gedeelde rapportagelinks, met het e-mailadres van de ontvanger | 30 dagen na het verlopen van de link |
| Creditadministratie | Zolang je account bestaat, en daarna 7 jaar voor zover nodig voor de fiscale administratie |
| Bestellingen, factuurgegevens en facturen | 7 jaar, wettelijke bewaarplicht |
| Akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst | Zolang je account bestaat, daarna 12 maanden, samen met je gebruikersgegevens |
| Technische logboeken en beveiligingslogboeken | 180 dagen; logboeken van het inloggen 90 dagen |
| Back-ups van de server | 30 dagen; daarna worden ze overschreven |
| Onthouden apparaten | 30 dagen vanaf het moment dat je het apparaat laat onthouden; daarna binnen een dag verwijderd |
Verwijderen we gegevens, dan staan ze nog in onze back-ups tot die worden overschreven. We gebruiken back-ups alleen om Evaluate te herstellen na een storing.
Cookies in Evaluate
Evaluate gebruikt alleen functionele cookies. Daarvoor is geen toestemming nodig. We gebruiken in Evaluate geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen cookies van andere partijen.
| Cookie | Waarvoor | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Sessiecookie | Je ingelogd houden en je voortgang bij het invullen van een evaluatie onthouden | 2 uur na je laatste activiteit |
| Beveiligingscookie | Formulieren beschermen tegen misbruik vanaf andere websites | Gelijk aan de sessie |
| Apparaatcookie | Onthouden dat je dit apparaat vertrouwt, alleen als je daarvoor kiest | 30 dagen |
Beveiliging
We beveiligen Evaluate onder meer met een versleutelde verbinding, inloggen met een eenmalige code in plaats van een wachtwoord, tweestapsverificatie voor beheerders van Tools for Change, een server die alleen via een beveiligde verbinding te beheren is, en begrenzing van het aantal aanvragen. Medewerkers van Tools for Change kijken alleen in je account als dat nodig is voor ondersteuning of beveiliging. Vermoed je misbruik of een beveiligingsprobleem, mail dan naar privacy@tools-for-change.nl.
Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking, een verwerking laten beperken, toestemming intrekken en je gegevens in een computerbestand laten overdragen. Mail je verzoek naar privacy@tools-for-change.nl. We reageren binnen vier weken.
Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen we pas verwijderen als de bewaartermijn voorbij is. Voor antwoorden van respondenten gaat je verzoek via de klant die de evaluatie heeft uitgezet.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. Elke versie heeft een versienummer en datum. Bij een belangrijke wijziging informeren we klanten vooraf per mail. Je hoeft niet akkoord te gaan met deze verklaring; zij legt uit hoe we met je gegevens omgaan.
Huidige versie: 2026-10, geldig vanaf 1 oktober 2026.